認識時間管理的概念、樹立明確的時間管理目標、制定時間管理的行動計劃等等。
哪些是有效的時間管理1
一、認識時間管理的概念
時間管理就是用技巧、技術和工具幫助人們完成工作，實現目標。時間管理並不是要把所有事情做完，而是更有效的運用時間。時間管理的目的除了要決定你該做些什麼事情之外，另一個很重要的目的也是決定什麼事情不應該做;時間管理不是完全的掌控，而是降低變動性。
時間管理最重要的功能是通過事先的規劃和長期的計劃，做爲一種提醒與指引。 時間管理就是自我管理，自我管理即是改變習慣，讓自己更有績效，更具效能。
把事情很快地做完，叫做效率;把事情很快又很好的做完，叫做效能。時間是資本和無法更新的收入，任何一個制定出來幫助我們高效率地安排時間的計劃，都必須從我們對時間寶貴性的認識入手，管理好你的時間就能管理好你的工作。
在進行有效的時間管理之前，必須充分理解時間管理的概念，從而學會掌控時間，合理安排自己的工作和生活，最大限度發揮時間的效力，提高工作績效。
二、樹立明確的時間管理目標
成功等於目標，時間管理的目的是在最短時間內實現更多想要實現的目標。人生旅途上，沒有目標就如在黑暗中行走，不知該往何處。
有目標纔有方向，目標是前進的推動力，能夠淋漓盡致地激發人的潛能。明確的目標對於構建成功人生至關重要。 然而，制定目標不是一件容易的事。
一個有效的目標必須具備這些特性：
1)具體性，有效目標不能大而空，應具有階段性和可操作性。爲此，我們可以將大目標分解爲一個個階段性目標，再製定出高效的日程計劃，以此督促自己朝向既定目標邁進。
2)可衡量性，任何目標都應該有可以用來衡量該目標完成情況的標準，包括衡量階段性成果的控制點和衡量最後績效的指標。
3)可達性，無法企及的目標只能是白日做夢，而太輕易達到的目標則沒有挑戰性。成功的目標設定應該既有挑戰性，又不超出自己的能力所及，經過一番努力最終可以達成。
4)任何目標都應該考慮時間的限定。不但要確定最終目標的完成時間，還要設立多個小時間段上的“時間裏程碑”，以便進行工作進度的監控。
三、制定時間管理的行動計劃
哈羅德·孔茨說過：計劃工作是一座橋樑，它把我們所處的此岸和我們要去的彼岸連接起來，以克服這一天塹。目標是計劃的開始和歸宿，設立正確的目標是成功計劃的前提;計劃是實現工作目標的支持系統，是描述使用可以運用的資源達到預先設定的工作目標的方法。
在實際行動之前預先對應當追求的目標和應採取的行動方案作出選擇和具體安排，計劃是預測和構想，即預先進行的行動安排，計劃是管理的首要智能。
計劃可被定義爲“決定目標及如何達成目標的一個程序”，它含有三個特性，前瞻性的思考——思考及判斷未來可能的狀況，下決策——決定未來想要達成的狀況，目標導向——規劃各個標的，以達成期望的狀況。
對於時間管理而言，就是要針對設立的明確時間管理的核心目標，依次按重要性排列，然後依照所設立的目標寫出一份詳細的計劃，並依照計劃進行。然後將設定的目標進行分割，何謂分割呢?就是把目標細化，年度目標——季度目標——月度目標——周目標——日目標。
四、分清輕重緩急
美國一位著名的管理學家認爲：有效的時間管理主要是記錄自己的時間，以認清時間耗在什麼地方了，管理自己的時間，設法減少非生產性工作的時間，集中自己的時間，由零星而集中，成爲連續性的時間段。
將自己工作按輕重緩急分爲重要、次要和一般三類，安排各項學習和工作時間和佔用百分比;在學習和工作中記載實際耗用時間;每日計劃時間安排與耗用時間對比，分析時間運用效率，重新調整自己的時間安排，更有效的工作。
著名管理學家科維提出了一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程序進行劃分，基本上可以分爲四個“象限”，時間管理理論的一個重要觀念是應有重點地把主要的精力 和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的學習與工作上。
那麼什麼是重要的事和緊急的事呢?重要的事就是你個人覺得有價值且對你的使命，價值觀及首要目標有意義的活動，來自內在的需求，對自己而言要事有時並不緊急但需要更多的時間，並且天天做;緊急的事就是你或別人認爲需要立刻處理的緊急時間或活動，來自外界影響你的生活和工作次序。
五、合理安排工作時間
有效的時間管理意味着合理安排各項工作。抓住“黃金時間”， 每個人都有兩種黃金時間。一種是內部黃金時間，是一個人精神最集中、工作最有效率的時候。內部黃金時間因人而異，在通過觀察掌握了自己的內部黃金時間時，用這個時間段處理最爲重要的工作。
外部黃金時間是指跟其他人交往的最佳時間。這須遵循他人的日程，但可以利用這段時間充分表達自身的優勢。 不要把日程安排得太滿 意外情況隨時都有可能發生而佔用時間，若日程太滿就會窮於應付。因此，每天至少要爲自己安排1小時的空閒時間，讓工作和生活更加從容。
同時學會分工合作的授權管理，能讓別人代勞的事情，自己就不要做，學會運用別人的時間。因爲每個人的精力都是有限的，所謂有所爲有所不爲，把自己的精力和時間用在最能體現自己價值的方面。
六、形成有條有理的工作作風
今日事今日畢，習慣拖延時間是很多人在時間管理中經常會落入的陷阱。“等會再做”、“明天再說”這種“明日復明日”的.拖延循環會徹底粉碎制定好的全盤工作計劃，並且對自信心產生極大的動搖。“今日事今日畢”體現的是一種強有力的執行力，這種執行力將指引按照自己設計好的軌道走向成功的彼岸。
同時在工作安排上要與你的價值觀相吻合，不可以互相矛盾。一定要確立個人的價值觀，假如價值觀不明確，就很難知道什麼是最重要的，當價值觀不明確，時間分配一定不好。時間管理的重點不在管理時間，而在於如何分配時間。人永遠沒有時間做每件事，但永遠有時間做對你來說最重要的事。
七、應用時間管理技巧
19世紀意大利經濟學家帕累託提出80/20原則，其核心內容是生活中80%的結果幾乎源於20%的活動。比如，是那20%的客戶給你帶來了80%的業績，可能創造了80%的利潤，世界上80%的財富是被20%的人掌握着，世界上80%的人只分享了20%的財富。因此，要把注意力放在20%的關鍵事情上。
同時，領導人員工作效果中的百分之八十，往往集中在百分之二十的最重要的工作上，80/20原則就是抓住工作的百分之八十的價值，集中在工作的百分之二十的組成部分這一法則，運用“關鍵的事情佔少數，次要的事情佔多數”是一個普遍現象這一規律。
時間管理是自我管理中重要的內容，大凡業績卓越的人大都是具有高效時間管理的人，應用有效時間管理的方法和技巧，可以合理安排自己的工作與生活，最大限度地發揮時間的效力，提高工作績效。
八、克服內外引起的時間浪費
時間管理當中最有用的詞是“不”。學會說“不”， 有時拒絕是保障自己行使優先次序的最有效手段，勉強接受他人的請託而擾亂自己的安排，是不合理的。如果有的請託由他人承擔可能比自己更合適，不妨向請託者提出適時的建議。量力而行地說“不”，對己對人都是一種負責。
首先，自己不能勝任委託的工作，不僅徒費時間，還會對自己其它工作造成障礙。同時，無論是工作延誤還是效果都無法達標，都會打亂委託人的時間安排，結果是“雙 輸”。 所以接到別人的委託，不要急於說“是”，而是分析一下自己能不能如期按質地完成工作。
如果不能，那要具體與委託人協調，在必要時刻，要敢於說“不”。 同時，時間管理的另一個關鍵就是每天至少要有半小時到1小時的"不被幹擾"時間;假如你能有一個小時完全不受任何人干擾，自己關在自己的房間裏面，思考一些事情，或是做一些你認爲最重要的事情。
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如何統籌規劃出整塊的時間?
“你很忙嗎?”我問這個問題得到的答案驚人地一致——忙，通常是有氣無力的回答。我們身處一個異常忙碌的社會，不管是管理者，還是所謂知識工作者或專業人士，每個人都非常忙碌。
實際上，這背後有三種忙碌：一種是忙碌，但尚未學會管理自己的時間，這些人常常會被近乎瘋狂的時間表逼瘋;一種是忙碌，但已經學會應對與取捨;第三種則是假裝出來的忙碌，因爲我們幾乎已經開始把忙與、閒和聯繫到一起。
“你很忙嗎?”經常被當作寒暄的話，但很少有人意識到需要重視它背後的“時間管理”。很多時候，時間管理不是被視爲一種初級技能，就是被歸入到的範疇，認爲主要是精神因素在起作用。在管理領域，的名聲一直不是很好，被認爲是巫術一樣的小把戲。
現在，我們必須給予時間管理以應有的重視，我們可以說，時間管理的`重要性至少等同於戰略、創新、力這些看似更爲炫目的管理議題，甚至更爲重要。
不論戰略、創新、運營都需要由人去做，也就是說，投入他們的時間和精力。對於管理者和專業人士來說，最大的約束就是時間，他們只有那麼多時間。
通常，我們沒法通過僱傭更多的人來獲得更多的時間。管理層如果太多的話，他們可能會相互妨礙工作，因而不得不花大量的時間去處理摩擦與衝突，管理層太多也會阻礙信息的流通。
對於專業人士來說，更多的人意味着更多的成本，在人數超過一個很小的數目時，就變得弊大於利了。工廠可以僱傭更多的工人來增加產量，數量可以是幾千甚至上萬，但對於軟件開發、諮詢項目，十個人幾乎已經是規模的極限(這裏指的是爲完成一個具體任務一起工作的)。
在過去，在組織的視線中，沒有時間管理，當然中也沒有。時間管理被認爲是個人問題，個人應自己去進行時間管理，自己去發展時間管理技能。在現在，“除了任務之外，讓知識工作者自己決定有關工作的一切”這一趨勢更使得組織自己在時間管理上的職責。
組織至多是在任務分配時會考慮一下每個人的時間應用情況，這不僅和戰略無關，甚至被認爲是最低層次的問題。對於技術知識、管理技能，組織從未持這樣的看法。在這些方面，它們採用內部、輔導制度(coach)、派員工參加外部課程等方式幫助員工提升自身能力。
瓶頸管理理論認爲，改善績效的最佳方法不是改進每個環節、每個步驟，而是改進“瓶頸”(最大的約束因素)，因爲系統的整體績效取決於瓶頸。
時間正是管理者和專業人士最大的約束因素，更重要的是，過分忙碌的管理者和專業人士可能陷入精疲力竭的狀態，可能忙得沒有時間思考，可能失去工作與生活的平衡。。。。。。這些都可能最終導致嚴重的問題——失去他們，離開或變得“無能”。
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如何進行時間管理
給予應有的重要地位，時間管理就已經解決了一半。接下來，我們不是討論具體工具和細節，而是關注時間管理的一個重要前提準備與三個關鍵問題。
實際上，由於時間管理是一個每天都要進行的活動，複雜的工具只會讓人們在短暫的使用之後。瓶頸管理的提出者高德拉特對所有複雜的解決方案都心存懷疑：“複雜的解決方法是行不通的。”只有直達問題核心，也就是聚焦於關鍵問題，才能進行有效的時間管理。
時間管理的一個重要準備任務是“瞭解你的時間是怎麼花掉的”。爲什麼要這樣做不需解釋，但它可能會被認爲是一個非常簡單的任務，認爲簡單回想一下就可以了。需要強調它的原因正在於此，對於這個問題，我們的“想象”和“現實”常常有很大的差異，甚至完全不同。
管理大師彼得。德魯克曾經描述他所做的研究：他請管理者將自己怎樣使用時間的情況寫下來，又請人記錄這些管理者是如何使用時間的。
一個公司董事長很確定地告訴研究者，根據他的，他的時間分三個部分，分別用在公司高級管理人員、重要客戶、地區社會活動上。
歷時6周的實際記錄結果是，他把大部分時間用在調度工作上了，隨時瞭解他所認識的客戶的訂貨情況，還爲他們的訂貨打電話給工廠。他開始無法這些記錄，但在很多次看到類似記錄之後，他，“關於時間的使用問題，記錄要比記憶可靠得多。”
記錄你的時間是怎麼花掉的，是時間管理的開始，但它絕不是一次性的任務，在整個時間管理過程中，我們可能需要不斷地重新記錄，以便了解最新的時間使用情況，譬如一個月專門挑一天來記錄當天的時間使用情況。
按照某些時間管理工具的要求，有的人能夠堅持每天以15分鐘爲間隔記錄時間使用情況，這有它的益處，但是，這樣做或許花了太多時間在“磨刀”上了，過於頻繁記錄的時間表也會讓人感到巨大的，帶來負面影響。
什麼事是必須做的?這是時間管理的第一個關鍵問題。時間管理的錯誤做法基本上都可以歸結爲，把時間花在那些不是必須做的事情之上。對組織來說，最重要的是要讓員工知道什麼是重要的、必須做的任務，也就是說，什麼是用來衡量他們績效的標準。對個人來說，這個問題可解釋爲“我能夠爲組織做出什麼貢獻?”
找出最重要的一件事，然後去做。有個比較接近的通俗化說法是，“重要的事先做”(FirstThingFirst)。在今年7月份的《哈佛商業評論》上，德魯克在最新的一篇文章以他96年的豐富經歷非常肯定地說：“我還沒有碰到過哪位人可以同時處理兩個以上的任務，並且仍然保持高效。”
始終做重要的事還在於，它可以讓我們避免掉進“嗜急成癮”的陷阱。我們的事情可以分爲緊急的與不緊急的、重要的與不重要的，以“輕-重”、“緩-急”兩個維度區分，我們把事情分爲四個類別，可以把我們面臨的事情分成四個象限：重要且緊急;重要不緊急;不重要緊急;不重要不緊急。
許多時候，迫於，我們常常把緊急的事情放在第一位，雖然我們知道那些“重要但不緊急”的事有着深遠影響，那些重要且緊急的事常常正是因爲我們在它們不緊急時沒有做。
剛開始，我們仍然知道重視事情的重要程度，先做那些“緊急且重要的”，但慢慢地，習慣了這種緊急狀態之後，我們常不由自主地上“到處救火”的，轉而去做那些“緊急但不重要的事”了。
如何看待他人?時間管理的第二個關鍵問題是關於“人”的。許多時間管理方法教管理者學會授權，讓別人去分擔你的事情。實際上，在時間管理中，許多人傾向於把別人當成自己提高效率多做事的資源——或者障礙、干擾者。它帶來的問題就是，我們傾向於控制他人，讓他們按照我們的要求做事，
或者讓他們不要妨礙我們做事，可惜，他人是控制不了的，這種方式無法真正起作用。我們應該更關注與別人一起工作帶來的'其他東西，譬如新知識、關係等等。在時間管理中，我們必須隨時自問，我們是如何看待他人的?
如何統籌規劃出大塊的時間?對於管理者和專業人士來說，他們常常需要整塊整塊的時間去完成重要的任務，譬如思考重要決策或寫一份報告。
這些任務通常正是剛纔提到的那些“爲組織做出的貢獻”。在進行這些任務的過程中間不能被打斷，因爲每次被打斷，都需要很長的時間才能重新進入深度思考與完全工作狀態。
如何在繁忙的時間表中統籌規劃出整塊的時間以便完成這些任務是時間管理的第三個關鍵問題。據說，比爾。蓋茨每年會有幾周時間處於完全的封閉狀態，完全脫離日常事務的煩擾，思考一些對公司、技術非常重要的問題。只要意識到有這個需要，我們一定有辦法安排好各種事務，分配出大塊的時間以便完成這些最重要的任務。
最後的方法也就是，在某一天把辦公室門關上，拔掉電話，把其他事情都推到一邊，這可能帶來一些小小的麻煩，但與完成任務做出的貢獻相比微不足道。
正如我們在每天的工作中所感受到的，有效的時間管理是我們最缺少的東西之一，缺少它的原因不是因爲缺乏時間管理工具，而是我們沒有真正重視它。
我們需要做的是，重視時間管理，記錄我們的時間使用情況，然後思考三個關鍵問題：什麼事是必須做的?如何看待他人?如何統籌規劃出整塊的時間?
